RGPD : Modalités de diffusion de l’information du CRB BrACySol

Le Centre de Ressources Biologiques BrACySol maintient des collections de ressources génétiques de différentes espèces cultivées : Brassica (chou, navet, colza et moutarde), Allium (échalote et ail) et Solanum (pomme de terre et espèces apparentées).

Type de données collectées

Afin de caractériser ces ressources génétiques, le CRB BrACySol enregistre et conserve entre autre des données passeport associées à ces ressources. Les données à caractère personnel présentes au sein de ces données passeport concernent des ressources génétiques issues de collecte et comprennent le nom et prénom de la personne ayant réalisé cette collecte, le lieu de collecte (commune et/ou département et pays).

D’autre part, le CRB BrACySol a pour vocation de diffuser ces ressources génétiques. Pour cela, il dispose d’un catalogue en ligne accessible via le portail Florilège (http://florilege.arcad-project.org/fr) ou de listes internes. Les commandes peuvent se faire soit directement en ligne, soit par e-mail. Les diffusions sont réalisées sous couvert de signature d’un Accord de Transfert de Matériel (ATM).

Les données collectées pour réaliser ces diffusions sont enregistrées et traitées dans un fichier de diffusion. Ce fichier nous permet de gérer et de tracer l’intégralité des demandes.
Les commandes en ligne sont enregistrées via le formulaire suivant, les champs marqués d’un astérisque étant obligatoires :

Formulaire RGPD

Ainsi, pour pouvoir traiter les diffusions, les données collectées sont

  • Identité de la personne ayant demandé la ressource : civilité, nom, prénom, nom de l’institut, adresse, adresse de livraison, adresse électronique, type de demandeur
  • Données relatives aux commandes : numéro d'ATM, liste des ressources demandées, montant de la facture en cas de facturation
  • Données nécessaires pour la facturation (en cas de facturation) : N° SIRET

 

Lieu de stockage des données collectées

Données passeport :

Ces données sont accessibles dans des archives papier ou dans des fichiers Excel ou bases de données gérées par les membres du CRB BrACySol.

 

Données pour la diffusion :

Ces données sont stockées dans les boites mails des membres du CRB BrACySol, lors des échanges mails permettant le bon suivi de la demande avec le demandeur, mais également entre les membres du CRB BrACySol.

Elles sont aussi archivées sous format papier dans les bureaux des gestionnaires des collections du CRB BrACySol, avec un accès restreint aux seuls personnels du CRB BrACySol.

Les devis, les bons de commande, les bons de livraisons et les ATM qui sont communiqués au demandeur sont stockés en format .pdf sur un serveur sécurisé de l’INRAE.

Destinataires des données

Les membres du CRB BrACySol ont accès à l’ensemble des catégories de données.

Les sous-traitants, chargés de la livraison des commandes, sont destinataires de l’identité et de l’adresse du demandeur.

Le service comptable INRAE, chargé de la facturation, est destinataire de l’identité, de l’adresse, du montant de la facture et des informations comptables nécessaires pour la facturation.

Les données passeport autres que les données à caractère personnel (nom et prénom) sont accessibles aux demandeurs de la ressource.

Durée de conservation des données

Les données nécessaires à la gestion des commandes et à la facturation sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale et dix (10) ans au titre des obligations comptables.

Pour une traçabilité des échanges de matériel biologique et pour des raisons de sécurité biologique, les données passeport et les données associées aux diffusions sont gardées sans limite de temps. Les données à caractère personnel (nom et prénom) issues de ces deux catégories de données ne sont accessibles qu’aux seuls personnels du CRB BrACySol.

Vos droits

Conformément au Règlement européen relatif à la protection des données personnelles et à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier ou les faire supprimer. Vous disposez également d'un droit à la portabilité et d’un droit à la limitation du traitement de vos données (Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits).

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter :
le CRB BrACySol par :

 

  • Mail : Bracysol@inrae.fr
  • Téléphone : 02-29-62-63-17
  • Adresse postale : INRAE, CRB BrACySol, Domaine de Keraïber, 29260 Ploudaniel.

Si vous estimez, après avoir contacté l’équipe du CRB BrACySol, que vos droits « Informatiques et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL.